Tin Zalo ZNS theo trạng thái

👑 Dành cho: Quản trị viên (Admin)

Màn CRM → Mẫu Email & Zalo, tab Tin Zalo ZNS (chỉ Admin) cho phép hệ thống tự nhắn tin Zalo cho khách theo số điện thoại mỗi khi khách chuyển sang một trạng thái bạn chọn — ví dụ vừa chuyển sang "Chờ thanh toán" thì khách nhận ngay tin nhắc thanh toán trong Zalo.

⚠️ Mỗi tin gửi đi là tiền thật (khoảng 300đ/tin, trừ vào ví ZNS của bạn trên Zalo). Vì vậy mẫu mới luôn mặc định TẮT, và hệ thống có nhiều lớp chặn để không gửi nhầm, không gửi trùng.

Khác gì Mẫu email?

	Mẫu email	Tin Zalo ZNS
Nội dung nằm ở đâu	Bạn soạn ngay trong CRM, sửa lúc nào cũng được	Nằm bên Zalo — phải nộp cho Zalo duyệt trước, CRM chỉ gắn mã mẫu
Gửi tới	Địa chỉ email của khách	Số điện thoại của khách (khách không cần kết bạn)
Chi phí	Không mất phí tin	Tính tiền từng tin
Thiếu dữ liệu	Vẫn gửi, chỗ trống dùng giá trị dự phòng	Không gửi — Zalo không nhận mẫu điền thiếu

Cần có đủ 3 thứ trước khi bắt đầu

Zalo OA đã kết nối vào CRM — xem bài Kết nối Zalo OA. Chưa kết nối thì mọi tin đều bị bỏ qua với lý do "Chưa có OA nào kết nối".
Mẫu tin đã được Zalo duyệt và bạn có Mã mẫu (dãy số như 620736).
Ví ZNS còn tiền — nạp tại trang quản lý ZNS của Zalo. Hết tiền thì tin báo hỏng chứ không tự dừng kênh.

Bước 1 — Tạo mẫu tin trên Zalo (làm một lần cho mỗi mẫu)

Vào trang quản lý ZNS của Zalo (ZBS Template Message) → Tạo Template, khai 3 bước: thông tin chung → nội dung → gửi duyệt. Zalo duyệt trong 2–3 ngày làm việc.

⚠️ Bốn lỗi khiến mẫu bị từ chối (đã gặp thật, sửa lại mất thêm vài ngày chờ duyệt):

Số điện thoại hoặc đường link nằm trong thân tin — cấm tuyệt đối. Muốn để hotline thì đưa xuống nút bấm (CTA), hoặc bỏ hẳn.
Logo có nền — cả ô Giao diện sáng lẫn Giao diện tối đều phải là ảnh PNG nền trong suốt, kích thước 400×96.
Logo không sát lề trái — logo phải bắt đầu ngay mép trái khung ảnh, thẳng hàng với dòng chữ đầu tiên; ảnh để logo nằm giữa sẽ bị trả lại.
Chọn sai cấp độ gửi tin — tin giao dịch (xác nhận đơn, nhắc thanh toán, báo giá) phải chọn Cấp độ 1 — Giao dịch. Chọn Cấp độ 3 (Hậu mãi) là bị từ chối.

💡 Zalo cũng bắt bẻ câu chữ: viết "đơn hàng có mã <code>" hoặc "mã đơn hàng <code>" chứ đừng viết trống không "đơn hàng <code>".

Tên chỗ trống trong mẫu phải lấy đúng bộ tên chuẩn của Zalo, hay dùng nhất là: customer_name (tên khách), code (mã đơn/mã tham chiếu), amount_vn_standard (số tiền), phone_number, product_name, time.

Bước 2 — Khai mẫu vào CRM

Vào CRM → Mẫu Email & Zalo → tab Tin Zalo ZNS → bấm + Khai mẫu ZNS.
Tên gợi nhớ: đặt cho dễ tìm, ví dụ [ZNS] Chờ thanh toán.
Trạng thái kích hoạt: chọn trạng thái mà khi khách chuyển sang đó thì tin được gửi.
Mã mẫu Zalo cấp: gõ dãy số Zalo cấp cho mẫu (ví dụ 620736).
Giá/tin (VND): gõ đúng đơn giá Zalo báo cho mẫu đó (thường 300) — con số này chỉ để cộng sổ chi phí cho bạn xem.
Ánh xạ tham số: mỗi dòng là tên chỗ trống trong mẫu Zalo ← lấy dữ liệu từ đâu. Bấm + Thêm tham số để thêm dòng.
Bấm Lưu. Mẫu mới vào danh sách ở thế đang tắt.

⚠️ Tên tham số phải gõ giống hệt tên trong mẫu đã duyệt (phân biệt chữ hoa/thường, dấu gạch dưới). Gõ sai một ký tự là Zalo trả về lỗi và tin không tới khách.

Lấy dữ liệu từ đâu — các lựa chọn

Chọn	Hệ thống điền gì vào
Tên khách	Tên trong hồ sơ lead (tên kiểu "Khách chat", "Chưa rõ" bị coi như không có)
SĐT khách	Số điện thoại của lead
Mã đơn	Mã đơn hàng gắn với lead
Số tiền	Tổng tiền của đơn hàng đó
Gian hàng / thương hiệu	Tên gian hàng của bạn
Tư vấn viên	Tên người phụ trách lead
Hằng số (tự nhập)	Một chuỗi cố định do bạn gõ, tin nào cũng như nhau

Ví dụ khai đúng cho 3 mẫu thông dụng

Mẫu tin	Trạng thái kích hoạt	Ánh xạ tham số
Thông báo gửi báo giá	Đã gửi báo giá	`customer_name` ← Tên khách `code` ← Mã đơn
Thông báo chờ thanh toán	Chờ thanh toán	`customer_name` ← Tên khách `code` ← Mã đơn `amount_vn_standard` ← Số tiền
Xác nhận thanh toán	Đơn hàng đầu tiên	`customer_name` ← Tên khách `code` ← Mã đơn `amount_vn_standard` ← Số tiền

Bước 3 — Gửi thử trước khi bật

Mở lại mẫu vừa lưu (bấm Sửa) → khung Gửi thử ở cuối → nhập số Zalo của chính bạn → bấm Gửi thử. Hệ thống gửi bằng dữ liệu mẫu (tên "Nguyễn Văn A", mã đơn 12345…), không đụng khách thật và không tính vào chống trùng.

Nhận được tin trên điện thoại → mẫu chạy tốt, sang bước 4.
Báo hỏng → đọc câu lỗi ngay dưới nút: sai mã mẫu, mẫu chưa duyệt, hết tiền ví, hoặc OA cần kết nối lại.

Tin gửi thử vẫn tính phí như tin thật (trừ khi kỹ thuật bật chế độ thử của Zalo). Gửi thử một lần cho mỗi mẫu là đủ.

Bước 4 — Bật mẫu

Gạt công tắc của mẫu trong danh sách sang Đang bật. Từ lúc này, khách nào chuyển sang trạng thái đó sẽ được nhắn tự động.

Mỗi trạng thái chỉ chạy một mẫu. Bật mẫu mới cho trạng thái đã có mẫu đang bật thì mẫu cũ tự tắt — hệ thống báo rõ đã tắt mẫu nào.

Vì sao khách không nhận được tin?

Trước khi tốn tiền gửi, hệ thống kiểm tra lần lượt 6 điều kiện. Trượt điều kiện nào thì không gửi và ghi lý do vào Nhật ký tin Zalo ở cuối màn — cứ mở nhật ký ra là biết vì sao.

Lý do trong nhật ký	Cách xử lý
Mẫu ZNS của trạng thái này đang TẮT	Bật công tắc của mẫu
Lead không có SĐT / SĐT không chuẩn hoá được	Bổ sung số di động Việt Nam vào hồ sơ lead
Đã gửi trong N phút gần đây — chống trùng	Bình thường, tránh nhắn khách hai lần khi trạng thái bị đổi qua lại
Vượt hạn mức tin/ngày	Trần mặc định 200 tin/ngày để chặn chi phí bất thường; cần nới thì báo kỹ thuật
Thiếu dữ liệu cho tham số …	Lead thiếu tên/mã đơn/số tiền. Mẫu ZNS không có giá trị dự phòng — bổ sung dữ liệu hoặc đổi tham số sang Hằng số
Chưa có OA nào kết nối (hoặc OA đang lỗi)	Vào Quản lý nguồn dữ liệu kết nối lại Zalo OA

Theo dõi chi phí

Đầu tab Tin Zalo ZNS có 4 thẻ: số tin hôm nay, tháng này (kèm tiền), quota Zalo còn lại và số mẫu đang bật. Nhật ký bên dưới lọc theo Đã gửi / Hỏng / Bỏ qua:

Đã gửi = Zalo đã nhận tin — có tính tiền.
Hỏng = Zalo từ chối (kèm mã lỗi) — thường do hết tiền ví hoặc số khách không dùng Zalo.
Bỏ qua = hệ thống tự chặn trước khi gửi — không tốn đồng nào.

💡 Muốn gửi hàng loạt theo lịch nhiều bước (ngày 0, ngày 2, ngày 7…) thay vì gửi theo trạng thái, xem bài Chiến dịch gửi Email/Zalo theo lịch.

Sửa nội dung tin sau này

Chữ trong tin nằm bên Zalo, nên sửa nội dung là phải nộp duyệt lại và chờ Zalo xét. Trong CRM bạn chỉ đổi được: trạng thái kích hoạt, mã mẫu, đơn giá, ánh xạ tham số và bật/tắt.