Quy trình: Thu → Chia → Xử lý → Báo cáo
Dành cho: Admin & Đại sứ
Bài này mô tả trình tự thiết lập và vận hành CRM chuẩn chuyên nghiệp — từ lúc thu lead đến khi chốt đơn và đo hiệu quả. Làm theo đúng thứ tự để hệ thống chạy trơn tru.
Nguyên tắc: Admin cấu hình 1 lần → hệ thống & AI chạy tự động → Đại sứ xử lý theo luồng gợi ý → mọi thứ quy về báo cáo.
Ai làm gì? (phân quyền)
Admin và Đại sứ đăng nhập cổng riêng, thấy menu khác nhau. Đại sứ KHÔNG thấy các màn cấu hình/điều phối của Admin.
| Chức năng | 👑 Admin | 🧑💼 Đại sứ |
|---|---|---|
| Danh mục / Thiết lập tác nghiệp | ✔ Cấu hình | ✖ Không thấy |
| Chia data (Cài đặt, Luật, Lịch sử) | ✔ | ✖ Không thấy |
| Kịch bản AI · Email tự động · AI tự chốt đơn | ✔ Cấu hình | ✖ Không thấy |
| Nguồn dữ liệu | ✔ Toàn hệ thống | ✔ Nguồn của riêng mình |
| Kho Data | ✔ Tất cả lead | ✔ Chỉ lead của mình |
| Xử lý lead · Lịch hẹn · ChatHub | ✔ | ✔ (trong phạm vi lead của mình) |
| Báo cáo CRM | ✔ Toàn hệ thống | ✔ Của riêng mình |
Giai đoạn 1 — Admin cấu hình (làm 1 lần)
- Danh mục tác nghiệp: khai báo Trạng thái KH, Tác nghiệp (Gọi lần 1, Gọi lần 2...), Kết quả (Nghe máy có nhu cầu, Không liên lạc được...), Mốc thời gian. Đánh dấu kết quả nào là Đặt lịch 📅 và kết quả nào là Chốt đơn 🎉. → Xem hướng dẫn
- Thiết lập tác nghiệp: nối thành luật "Nếu [tác nghiệp] cho [kết quả] → chuyển [trạng thái] / kích hoạt [tác nghiệp tiếp] sau [thời gian]". → Xem hướng dẫn
- Nguồn dữ liệu: kết nối kênh thu lead (Facebook, Landing, Website, Google...). Với Trang Facebook có thể bật AI trực Trang để AI tự trả lời tin nhắn. → Xem hướng dẫn
- Kịch bản AI (tuỳ chọn): soạn kiến thức sản phẩm/lời thoại để AI trực chat và gợi ý theo đúng nghiệp vụ. → Xem hướng dẫn
- Chia data: bật Cài đặt chia tự động (chia đều theo tải, sức chứa từng đại sứ, thu hồi lead nguội) và/hoặc tạo Luật điều kiện. → Xem hướng dẫn
- Email tự động (tuỳ chọn): tạo luồng AI tự soạn email theo trạng thái + sau bán. → Xem hướng dẫn
Giai đoạn 2 — Hệ thống & AI chạy tự động
- Lead từ mọi kênh tự chảy về Kho Data.
- Khách nhắn Fanpage → nếu bật AI trực, AI tự trả lời, hỏi nhu cầu và xin số điện thoại; khi có SĐT hoặc khách xin gặp người, AI dừng và bàn giao cho nhân viên.
- AI chấm nhiệt độ mỗi lead: 🔥 Nóng / 🌤 Ấm / ❄ Lạnh — để ưu tiên lead nóng.
- Lead được chia tự động cho đại sứ (real-time khi có lead mới + quét nền); hệ thống nhắc việc và tự đánh dấu quá hạn.
- Nếu bật AI tự chốt đơn: khách muốn mua, AI tự gửi link thanh toán. Nếu bật Email tự động: hệ tự gửi email theo trạng thái + sau bán.
Giai đoạn 3 — Đại sứ xử lý (theo luồng gợi ý)
- Mở Kho Data của tôi → lọc "Cần xử lý hôm nay" hoặc lead 🔥 Nóng.
- Bấm Xử lý một lead → xem đủ ngữ cảnh: nguồn khách, lịch sử chat Messenger, dòng thời gian tương tác.
- Làm tác nghiệp được đề xuất → chọn kết quả (chỉ hiện các kết quả đã cấu hình cho tác nghiệp đó) → hệ thống tự chuyển trạng thái + đặt việc tiếp. Kết quả cần hẹn thì nhập giờ ngay. → Xem hướng dẫn
- Khi khách đồng ý mua → chọn sản phẩm rồi Tạo link thanh toán gửi khách (Messenger/copy) để khách tự đặt & trả qua sàn; hoặc Lên đơn COD nhanh. Đơn gắn với lead + mã đại sứ, hoa hồng tính tự động. → Xem hướng dẫn
Giai đoạn 4 — Admin đo lường & tối ưu
- Báo cáo CRM: thu data theo nguồn, tình trạng chăm sóc, doanh thu theo nguồn & theo đại sứ, tỉ lệ chuyển đổi thật (tính từ đơn đã chốt). → Xem hướng dẫn
- Bấm "Tính lại hiệu suất" → dùng số liệu này để chia ưu tiên cho đại sứ chốt tốt.
Toàn bộ vòng lặp: Thu → (AI trả lời + chấm nhiệt độ) → Chia → Đại sứ xử lý theo luật → Chốt đơn → Báo cáo → Chia ưu tiên — lặp lại và tối ưu liên tục. Đại sứ đăng nhập cổng riêng và chỉ nhìn thấy lead của mình.